貸事務所移転の流れ

移転先は「広い場所に移りたい」、「駅から近い場所に移りたい」など、具体的な目的があってから探すもの。たくさんの物件を見ているうちに、当初の目的や条件を見失わないよう注意しましょう。
また、移転にはさまざまな工事や作業がつきものです。業者への作業依頼に不安がないよう解約予告期間と移転希望日をもとに、スケジュールを組み、作業開始の目安を設定することをおすすめします。

解約の際は、一般的には6カ月前までにビルのオーナーまたは管理者へ解約予告を書面をもって申し入れる必要があります。期間はビルによって異なる場合もあり、3カ月の場合もありますので確認が必要です。

物件の広さや範囲、場所などによる相場は不動産会社から情報を提供してもらえますので、物件の比較選定時に活用しましょう。
契約面積には、トイレやエレベーターホールを含まない場合など、物件によって異なります。解約時の原状回復費用がどのくらいかかるのかなども合わせて、契約内容をよく確認してから契約します。

原状回復費用は借主側の負担が一般的ですが、原状回復工事業者は貸主側の指定業者であることが多いため、回復費用についても確認が必要です。

レイアウトを決めるときは、先の予定も考慮しながら、各部署の責任者と相談しながら配置していくのがよいでしょう。盲点になりがちなのがIT関連機器の移転です。サーバーの移転や新設には時間がかかります。情報システム担当者と早めに相談することが重要です。
予算は多めに考えておくほうが無難でしょう。また、この時期に敷金等の調達先も確認しておくことも必要です。

必要となる工事の内容を詰めてから、移転スケジュールを確定していきます。作業内容によっては、複数の工事を同時進行できない場合もあるので注意が必要です。

取引先やお客様に移転案内を送付する準備、ホームページや会社パンフレットの表記変更なども必要になってきます。移転後の変更では業務に支障が出てしまう恐れがあります。早めに準備しておきましょう。

行政への各種移転手続きは、意外に多く、面倒です。時間がない場合は、行政書士に一括して作業を依頼するなどして、手続き漏れがないようにしましょう。

旧貸事務所の契約期間満了までに工事が終わるようにしましょう。